Como as ferramentas de comunicação transformam a comunicação nas empresas

Em um ambiente corporativo cada vez mais digital, as ferramentas de comunicação tornaram-se indispensáveis para manter equipes alinhadas, engajadas e produtivas. Especialmente em empresas com mais de 200 colaboradores, essas ferramentas vão muito além de apenas transmitir mensagens: elas sustentam a estratégia, fortalecem a cultura organizacional e otimizam processos.

O que são Ferramentas de Comunicação?

Definição e propósito no ambiente corporativo

Ferramentas de comunicação são sistemas, softwares ou plataformas utilizadas para transmitir mensagens, compartilhar informações e promover a colaboração dentro e fora da empresa. Seu propósito vai muito além da troca de mensagens: elas são essenciais para garantir agilidade, clareza e produtividade na rotina empresarial.

Diferença entre ferramentas e canais de comunicação

É comum haver confusão entre os termos. Ferramentas são as tecnologias utilizadas para comunicar (Slack, e-mail corporativo), enquanto canais são os meios pelos quais a mensagem é transmitida (WhatsApp, Teams). Uma boa estratégia de comunicação envolve a escolha correta de ambos.

Quais são os tipos de ferramentas de comunicação?

Ferramentas de comunicação interna

São cruciais para garantir que todos os setores de uma empresa estejam em sintonia. Elas facilitam a divulgação de comunicados importantes, apoiam a execução de campanhas internas e reforçam a cultura organizacional. Entre as ferramentas mais utilizadas, destacam-se:

• Bondy: Uma plataforma que centraliza a comunicação interna, integrando múltiplos canais como WhatsApp, e-mail e outros, com automação e segmentação de mensagens. Isso permite personalizar a comunicação para diferentes grupos de colaboradores, garantindo que cada um receba informações relevantes.
• Slack: Ideal para comunicação instantânea, o Slack organiza as conversas em canais temáticos. Cada canal pode ser dedicado a um projeto, departamento ou tópico específico, facilitando a organização e o acesso à informação. Além disso, permite o compartilhamento de arquivos e integrações com outras ferramentas.
• Microsoft Teams: Uma solução completa que combina chat, chamadas de vídeo e áudio, e integração com o pacote Office 365. O Teams é ideal para equipes que trabalham em projetos colaborativos, pois permite a criação de grupos, o compartilhamento de documentos e a realização de reuniões virtuais, tudo em um só lugar.

Ferramentas de comunicação externa

Utilizadas para contato com clientes, fornecedores e parceiros, incluem:

• Plataformas de CRM (como Salesforce).
• Ferramentas de atendimento (como Zendesk).
• E-mail marketing (como RD Station ou Mailchimp).

Ferramentas síncronas e assíncronas

• Síncronas: funcionam em tempo real (chamadas de vídeo, chats, Teams).
• Assíncronas: não exigem resposta imediata (e-mails, intranet, mural digital).
• O uso combinado permite mais eficiência e respeito ao ritmo das equipes.

Principais Ferramentas de Comunicação utilizadas por empresas

Ferramentas mais populares 

Entre as ferramentas mais utilizadas estão:

• Zoom e Google Meet: videoconferências eficazes. Permitem reuniões virtuais com alta qualidade de áudio e vídeo, ideais para equipes remotas. Suportam compartilhamento de tela e gravação de sessões para referência futura.
• Slack e Microsoft Teams: colaboração em tempo real. Facilitam a comunicação instantânea e a organização por canais temáticos. Integram-se com diversas outras ferramentas, otimizando o fluxo de trabalho.
• WhatsApp: alcance direto e informal. Amplamente utilizado, oferece comunicação rápida e direta, ideal para avisos e mensagens informais. Permite a criação de grupos para facilitar a comunicação em equipe.
• Bondy: conhecida exclusivamente no segmento de RH, centraliza a comunicação interna, integrando múltiplos canais como WhatsApp, e-mail e outros, com automação e segmentação de mensagens, permitindo personalizar a comunicação para diferentes grupos de colaboradores, garantindo que cada um receba informações relevantes.

Critérios para avaliar a melhor ferramenta para sua empresa

1. Usabilidade: É importante que a ferramenta seja intuitiva para todos os níveis hierárquicos e técnicos da empresa. Uma interface simples reduz a curva de aprendizado, facilita a adoção e minimiza a necessidade de treinamentos extensivos. A facilidade de uso garante que todos os colaboradores, desde a linha de frente até a diretoria, possam utilizar a ferramenta sem dificuldades, otimizando o tempo e a eficiência da comunicação.
2. Integração: A capacidade de integrar com os sistemas já utilizados pela empresa é essencial para evitar erros de informação e retrabalho. Uma boa ferramenta deve se conectar com plataformas de CRM, ERP, RH e outras, permitindo o fluxo contínuo de dados e a automação de processos. Essa integração garante que as informações sejam consistentes e acessíveis em todos os pontos de contato, melhorando a eficiência operacional e a tomada de decisões.
3. Segurança: A conformidade com regulamentações como LGPD e ISO é fundamental para proteger dados sensíveis e garantir a privacidade das informações. A ferramenta deve oferecer recursos robustos de segurança, como criptografia de ponta a ponta, autenticação de dois fatores e controles de acesso. Além disso, auditorias regulares e políticas de privacidade claras são cruciais para manter a confiança dos usuários e evitar incidentes de segurança.
4. Escalabilidade: A ferramenta deve ser capaz de atender à demanda atual e futura da empresa, acompanhando o crescimento e as mudanças nas necessidades de comunicação. Isso significa que a plataforma deve ser flexível e adaptável, permitindo a adição de novos usuários, funcionalidades e integrações conforme necessário. A escalabilidade garante que a ferramenta continuará sendo útil e eficiente à medida que a empresa evolui.
5. Suporte e atendimento: Um time dedicado e responsivo é essencial para resolver dúvidas, solucionar problemas e garantir o bom funcionamento da ferramenta. Um suporte de qualidade inclui canais de comunicação eficientes, como chat ao vivo, telefone e e-mail, além de materiais de apoio, tutoriais e FAQs. Ter um suporte eficiente significa ter a garantia de que qualquer problema será resolvido rapidamente, minimizando interrupções e mantendo a comunicação fluindo sem obstáculos.

Comunicação Interna: As ferramentas que realmente funcionam

Casos de sucesso em empresas com grandes equipes operacionais

Mais de 60 empresas confiam nas soluções da Bondy, como Minerva, Estapar, CI&T, EspaçoLaser para criar jornadas de comunicação personalizadas via WhatsApp, e-mail e outros canais. Com isso, alcançam 100% dos colaboradores e economizam milhares de horas operacionais.

A Bondy está transformando a gestão de RH e CI e otimizando processos em dezenas de empresas, de todos os segmentos, os resultados que falam por si, como: 

• + 140 mil colaboradores impactados no dia a dia
• +2.6 milhões de horas economizadas em 2024(e contando)
• +60 milhões de mensagens trocadas por diversos canais 

Durante um bate-papo do evento Bondy Papo presencial na Alice, o Manoel Manoel, Gerente de Comunicação da EspaçoLaser abordou a integração entre RH e comunicação interna, defendendo a personalização das mensagens para públicos diversos. Reforçou o uso de dados e múltiplos canais para garantir efetividade na comunicação. Destacou a importância de tornar a estratégia compreensível e aplicável na rotina.

O papel das ferramentas no engajamento e na cultura organizacional

Ferramentas eficazes de comunicação fortalecem o sentimento de pertencimento, melhoram a experiência do colaborador e reduzem o turn-over. A personalização e o timing da comunicação são fundamentais para que a mensagem seja relevante.Ferramentas de comunicação eficazes desempenham um papel crucial no fortalecimento do senso de pertencimento entre os colaboradores, o que, por sua vez, melhora significativamente a experiência no ambiente de trabalho e contribui para a redução do turnover.

Desafios comuns no uso de ferramentas de comunicação

Infoxicação e excesso de mensagens:

O excesso de mensagens irrelevantes pode levar à sobrecarga de informações, causando estresse e dificultando a identificação de informações cruciais. A Bondy aborda isso através da segmentação inteligente, garantindo que as mensagens sejam direcionadas aos destinatários certos, e da automação, que permite o envio de informações de forma organizada e no momento apropriado, reduzindo o ruído e a ansiedade dos colaboradores.

Falta de integração e silos de informação:

Ferramentas isoladas que não se comunicam entre si podem levar à duplicação de trabalho, erros e perda de dados. Soluções integradas como a Bondy centralizam as informações, permitindo um fluxo de dados contínuo e reduzindo a carga operacional, já que não há necessidade de inserir os mesmos dados em vários sistemas. Isso garante que todos na empresa tenham acesso às informações corretas e atualizadas, promovendo uma comunicação mais eficiente.

Baixa adesão das equipes:

Se uma ferramenta não é fácil de usar ou não oferece um valor claro, os colaboradores podem resistir a utilizá-la. A Bondy supera esse desafio com uma interface intuitiva e a utilização de canais que já são familiares aos colaboradores, como WhatsApp, Slack, Teams e E-mail. Ao integrar-se com os sistemas existentes e oferecer uma experiência de usuário simplificada, a Bondy garante que a ferramenta seja adotada com sucesso, maximizando seus benefícios para a comunicação interna da empresa.

Como a Bondy transforma a comunicação nas empresas

A Bondy se especializa em oferecer uma plataforma de comunicação interna que garante que cada colaborador receba informações personalizadas no seu canal preferido, seja WhatsApp, e-mail, Slack ou Teams, sem a necessidade de downloads adicionais, logins e senhas. Essa abordagem elimina barreiras e simplifica o acesso à informação, tornando a comunicação mais eficiente e direta. Além disso, a Bondy integra-se perfeitamente com sistemas de folha de pagamento e ponto, centralizando a gestão de RH e otimizando processos.

Funcionalidades-chave que destacam a Bondy:

• Disparo multicanal: Alcance seus colaboradores onde eles estão, com mensagens enviadas simultaneamente para WhatsApp, e-mail, Slack e Microsoft Teams. Essa flexibilidade garante que a mensagem chegue ao público certo, no momento certo e da forma mais conveniente.
• Chat com IA para atendimento automatizado: Libere sua equipe de RH de tarefas repetitivas com um chatbot inteligente que responde a perguntas frequentes, resolve problemas simples e direciona questões mais complexas.
• Criação de jornadas automatizadas: Automatize fluxos de comunicação para onboarding de novos funcionários, campanhas de engajamento, lembretes de treinamentos e muito mais. As jornadas personalizadas garantem que a mensagem certa seja entregue no momento ideal, aumentando a eficiência da comunicação e do RH.
• Segmentação e personalização de mensagens: Envie mensagens direcionadas para grupos específicos de colaboradores, com base em critérios como departamento, cargo, localização ou tempo de casa. Essa segmentação garante que cada pessoa receba informações relevantes e personalizadas, aumentando o engajamento e a receptividade.
• Relatórios detalhados: Acompanhe o desempenho da sua comunicação interna com métricas precisas e insights valiosos. Os relatórios da Bondy fornecem dados sobre taxa de abertura, cliques, engajamento e outros indicadores importantes, permitindo que você avalie o impacto das suas campanhas e otimize suas estratégias.

A Bondy se diferencia por:

• Foco em grandes empresas: Soluções personalizadas para as necessidades complexas de organizações com mais de 200 colaboradores.
• Plataforma centralizada e intuitiva: Todas as ferramentas de comunicação interna em um único lugar, fácil de usar e gerenciar.
• Integração completa: Conexão com sistemas existentes (folha de pagamento, ponto, CRM) para centralizar dados e otimizar processos.
• Automação: Redução de tarefas manuais, otimização de fluxos de trabalho e aumento da eficiência do RH.
• Comunicação personalizada: Mensagens relevantes e direcionadas para cada colaborador, no seu canal preferido.

A Bondy não é apenas uma ferramenta de comunicação, mas um parceiro estratégico para empresas que buscam fortalecer a cultura organizacional, engajar seus colaboradores e otimizar a gestão de RH. Com a Bondy, a comunicação interna se torna mais eficiente, relevante e impactante, impulsionando o sucesso da sua empresa.

Tendências e o futuro das ferramentas de comunicação

IA, personalização e omnichannel

As ferramentas de comunicação atuais integram Inteligência Artificial para gerar mensagens personalizadas, diminuindo a demanda sobre o RH e fornecendo insights em tempo real sobre o engajamento dos colaboradores. A abordagem omnichannel assegura que a comunicação seja fluida e consistente, independentemente do canal utilizado pelo colaborador, seja ele WhatsApp, e-mail, Slack ou Teams. Isso significa que a mensagem se adapta ao meio preferido do destinatário, aumentando a probabilidade de ser lida e compreendida. Além disso, a IA ajuda a analisar padrões de comunicação para otimizar as estratégias e personalizar ainda mais a experiência do usuário.

Comunicação estratégica e orientada por dados

Empresas inovadoras estão utilizando dados para compreender o comportamento dos seus colaboradores, permitindo uma segmentação mais eficaz das mensagens e a avaliação precisa do impacto das campanhas internas. Essa análise de dados possibilita identificar quais tipos de mensagens e canais geram maior engajamento, ajustando as estratégias de comunicação em tempo real. Ao entender as preferências e necessidades de cada grupo de colaboradores, as empresas conseguem direcionar informações relevantes e personalizadas, aumentando a eficácia da comunicação e fortalecendo o relacionamento com suas equipes. A comunicação baseada em dados transforma a interação em uma ferramenta poderosa de gestão e engajamento.

CEO da Bondy afirma sobre o futuro do RH

Kleber Piedade, destaca a seguinte frase durante o evento Bondy Papo: “A experiência do colaborador deve ser tão fluida quanto a do cliente.”, isso aborda a importância de mudar o mindset do RH e começar pequeno, com foco em soluções práticas. A mensagem central foi clara: o RH precisa ser protagonista na transformação digital e estratégico na entrega de valor ao negócio.

Conclusão

As ferramentas de comunicação desempenham um papel central na transformação digital das empresas, impulsionando a produtividade, o engajamento e a cultura organizacional. A Bondy se destaca ao oferecer uma plataforma que combina simplicidade, automação e um alto poder de integração, tornando-a essencial para organizações que buscam uma comunicação interna eficaz e que realmente funcione. Além disso, a Bondy se concentra em atender às necessidades de grandes empresas, oferecendo soluções personalizadas e integradas que abrangem múltiplos canais de comunicação, como WhatsApp, e-mail, Slack e Teams, garantindo que cada colaborador receba informações relevantes e personalizadas no seu canal preferido.

FAQ – Perguntas frequentes sobre ferramentas de comunicação

O que é uma ferramenta de comunicação? Ferramentas de comunicação são tecnologias que facilitam a troca de informações entre pessoas dentro e fora da organização.

Quais são as principais ferramentas de comunicação interna? Bondy, Slack, Teams, Intranet, e e-mail corporativo.

Quais são os 7 tipos de comunicação? Verbal, não verbal, escrita, visual, formal, informal e digital.

Qual a melhor ferramenta de comunicação para empresas? Depende do porte e necessidade, mas para grandes empresas a Bondy se destaca pela automação e alcance.

Como a Bondy se diferencia de outras ferramentas de comunicação? Com foco em empresas com mais de 200 colaboradores, a Bondy centraliza tudo em uma plataforma intuitiva, integrada e automatizada.